DMS war gestern -
Prozessmanagement ist heute

Der RechnungsManager – weitaus mehr als ein revisionssicheres Archiv

Rechnungsmanager versus DMS – unsere Erfahrung!

Immer wieder kommen Unternehmen auf uns zu, die ein Dokumentenmanagement-System einführen wollen oder bereits installiert haben und dieses optimal an ihre Rechnungseingangsprozesse anpassen möchten. Dokumentenmanagement-Systeme verfügen meistens über ein breites Spektrum an Möglichkeiten, arbeiten aber speziell im Rechnungseingangsbereich oft nicht mit der gewünschten Tiefe. Die zeitintensive, unübersichtliche Ablage von Papierdokumenten wird zwar eingespart, jedoch wird schnell klar, dass viele DMS-Systeme mit den fachlichen und prozessualen Anforderungen im Rechnungsbereich überfordert sind – ein messbarer, effektiver Nutzen in der täglichen Arbeit bleibt aus. Oftmals stellt sich die Bearbeitung aufgrund der unflexiblen Konfigurationsmöglichkeiten sogar als zeitaufwendiger heraus als die herkömmliche Papierbearbeitung. Eine Anpassung oder Erweiterung der Software endet oft in zeit- und kostenaufwendigen Individualprojekten, die in den meisten Fällen zu keiner zufriedenstellenden Lösung führen.

Der weitreichende Unterschied

Der RechnungsManager verbindet, was zusammengehört, führt alle notwendigen Informationen zueinander, sorgt für fehlerfreie digitale

Prozesse und ergänzt fehlende Funktionalität mit intelligenter Technik.

Smart gelöst: Rechnungsmanager7 + NeoPackage

Der RechnungsManager – die professionelle und effektive Lösung, wenn Sie folgende Anforderungen haben:

Verarbeitung von zahlreichen Belegen
hoher Automatisierungsgrad
Integration der Rechnungswesen-Software
Anbindung des ERP-Systems
Echtzeitzugriff auf Daten in der Rechnungswesen-Software oder ERP-System
umfangreiche Prozesse
viele verschiedene Bearbeiter und Modalitäten

Sie sind sich unsicher, welches Produkt für Ihr Unternehmen die richtige Lösung ist? Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen gerne weiter!

Oder sehen Sie sich unser Video an und erfahren Sie, was den Unterschied ausmacht:

Das sagen unsere Kunden:

Sicherheit und Komfort

Testiert nach IDW PS 880 – revisionssicher nach höchstem Standard

Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse immensen unnötigen Verwaltungsaufwand verursachen. Wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen werden für unnötige Ablagetätigkeiten oder zeitaufwendige Suchen vergeudet. Digitales Dokumentenmanagement schafft Abhilfe und bringt Sie in der digitalen Transformation einen gewaltigen Schritt voran.

Der RechnungsManager beinhaltet ein revisionssicheres Archiv, das Ihnen die zeitaufwendige, unübersichtliche Ablage von Dokumenten abnimmt. Sämtliche Unterlagen können digital erfasst und revisionssicher abgelegt werden.

Durch eine smarte Versionierungstechnik kommt der RechnungsManager mit minimalem Speicher- und Sicherungsplatzverbrauch aus und arbeitet daher besonders GoBD-konform.

Finden statt suchen!
Volltextsuche und erweiterte Detailsuche

Durch die leistungsfähige Suchfunktion können Sie nach allen möglichen Kriterien im Rahmen Ihrer Berechtigungen suchen. Mit der Volltextsuche oder Jokersuche kann nach allen Inhalten Ihrer Dokumente, wie z.B. Datum, Nummern, Sachkonten, Kostenstellen etc. gesucht werden. Innerhalb eines Feldes kann mit mehreren Suchbegriffen nach dem gewünschten Beleg gesucht werden.

Die Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert und führen in sekundenschnelle zum Ergebnis.

Natürlich steht auch eine umfangreiche Detailsuche mit allen relevanten Feldern zur Verfügung, die auch für Controlling-Aufgaben und Auswertungen genutzt werden kann.

Prozess-Sicherheit

Belege werden sofort nach ihrem Eingang digital erfasst – egal aus welcher Quelle sie stammen. Ob in Papierform oder bereits elektronisch. Relevante Dokumente werden automatisch von den E-Mail-Postfächern oder auch vom Rechnungsportal der Bundesdruckerei (XRechnungen) abgeholt und revisionssicher archiviert. Sie können auf ihrer Reise durch das Unternehmen weder verlorengehen noch zu lange liegen bleiben.

Über die Aufgabenüberwachung und das Fristenmanagement ist eine termingerechte Abarbeitung sichergestellt. Ist der Beleg einmal elektronisch erfasst, kann jederzeit nachvollzogen werden, an welcher Stelle der Bearbeitung er liegt und was bereits damit passiert ist.

Berechtigungskonzept und Datensicherheit

Durch Konfiguration können Sie individuell festlegen, wer Zugriff auf die erfassten Dokumente hat. Egal ob mandanten-, abteilungs- oder dokumentenbezogen – jeder Beleg landet dort, wo er hingehört.

Die weit verzweite Rechteverwaltung kann auch komplexe Berechtigungskonzepte passgenau umsetzen und auf allen Ebenen benutzerspezifisch angelegt werden.

Im Urlaubs-, Krankheits- oder Abwesenheitsfall können Benutzerrechte exakt auf mehrere Personen aufgesplittet werden und konkrete Vertretungsbefugnisse vergeben werden.

Der Rechnungsmanager als perfekte Ergänzung zu Ihrem bestehenden DMS-System

Sie haben bereits ein zentrales Dokumentenmanagement-System im Einsatz? Möchten jedoch Ihre Effizienz im Bereich Rechnungseingang weiter steigern? Einen messbaren Nutzen erzielen, jedoch Ihr bereits bestehendes DMS-System nicht abschaffen?

Dann nutzen Sie doch alle Vorteile des RechnungsManagers in Ihrer täglichen Arbeit und archivieren Sie die gewonnenen Daten in Ihrem bereits bestehenden DMS-System.

Alle gängigen Dokumentenmanagement-Systeme können problemlos an den RechnungsManager angebunden werden. Die aufgenommenen Daten werden direkt an Ihr DMS-System übergeben.

Fazit

Die Digitalisierung ist in Zeiten von Telearbeit, Einsparungsmaßnahmen und Fachkräftemangel ein signifikanter Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Egal, ob Sie bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, eine Neuanschaffung planen oder die Organisation Ihrer Eingangsrechnungen weiter optimieren wollen – wir beraten Sie gerne. Mit unserer langjährigen Erfahrung analysieren wir rasch und kompetent Ihre Anforderungen und finden gemeinsam die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.