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5 Gründe, die für eine Digitalisierung des Rechnungseingangs sprechen

Nach wie vor erledigt fast die Hälfte aller Unternehmen den Rechnungseingang manuell. Das heißt:

  • Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, ausdrucken und zusammen mit Papierrechnungen über die Hauspost an die Buchhaltung weitergeben. 
  • Lieferscheine, die möglicherweise an unterschiedlichen Unternehmensstandorten eintreffen an einer zentralen Stelle sammeln 
  • Bestellung mit der Rechnung abgleichen
  • Rechnungen müssen von unterschiedlichen Personen geprüft, freigegeben und schlussendlich händisch verbucht werden. 

In der Praxis verursacht das erheblichen Aufwand, lange Durchlaufzeiten, Belege gehen verloren oder liegen lange bei einem Bearbeiter. Die Fehlerquote ist oftmals hoch, da keine einheitliche Struktur verfolgt wird. Es passieren Fehler beim Abtippen, Kontieren oder beim Weiterleiten.

Gründe genug, sich jetzt mit einer Verbesserung dieses schwerfälligen und zeitintensiven Prozesses zu befassen. Wir zeigen Ihnen, warum es Sinn macht, sich genauer damit auseinanderzusetzen:

1. Einsparung von Zeit- und Kosten

Rechnungen, die in Papierform eingehen, werden an Ort und Stelle eingescannt und landen sofort in den offenen Aufgaben des RechnungsManagement-Systems. Sie können nicht mehr verloren gehen oder zu lange liegen bleiben. Treffen Rechnungen bereits in digitaler Form ein, so werden sie sofort aus dem Postfach abgeholt und ins System aufgenommen. 

Lieferscheine, die z.B. an unterschiedlichen Unternehmensstandorten eintreffen, werden direkt vor Ort eingescannt und automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet, ohne dass ein Mitarbeitender vorsortieren muss. So können oftmals mehrere Tage, die ein Beleg braucht, um an den richtigen Ort zu kommen, eingespart werden. Der Inhalt der Belege wird mittels einer intelligenten Texterkennung komplett ausgelesen. 

 2. Straffe Prozesse

Ist die Rechnung in der RechnungsManagement-Software erfasst, wird sofort der Prozess gestartet: Die Rechnung wird - zum Teil automatisch - direkt an die betreffende Abteilung zur Prüfung weitergeleitet. Der Prüfer kann sofort auf alle benötigten Dokumente zugreifen, da diese automatisch verknüpft werden. Somit kann er die Rechnung mit dem Lieferschein oder der Bestellung sofort abgleichen und muss nicht kostbare Zeit mit der Suche nach Belegen vergeuden. Eventuell kann auch hier direkt eine Vorkontierung durchgeführt werden und diese dann vom Verantwortlichen freigegeben werden.

Gerade bei Freigebern zeigt sich oft die Problematik, dass sie an unterschiedlichen Standorten sitzen, viel unterwegs sind und die Rechnungen liegen bleiben. Belege müssen hin- und hergeschickt werden, wertvolle Zeit verstreicht - die Skontofrist ist abgelaufen. All das kann durch eine mobile Freigabemöglichkeit vermieden werden. 

3. Fehlerquote senken, Geschwindigkeit erhöhen

In vielen Unternehmen gehen mehrere Hundert Rechnungen im Monat ein. Alle Belege händisch zu erfassen, sie Bestellungen, Lieferscheinen und anderen Vorgängen zuzuordnen, erfordert einen hohen zeitlichen Aufwand.  Allein durch eine automatisierte Erfassung und Verknüpfung von Dokumenten könnten mehrere Arbeitstage im Monat komplett eingespart werden. Auch die Fehlerquote wird damit signifikant minimiert. Belege landen sofort nach dem Eingang in den offenen Aufgaben, der Freigabeprozess wird sofort angestossen. Durch weitere intelligente Funktionen, besteht die Möglichkeit, einen Großteil der Rechnungen komplett ohne Benutzerinteraktion zu verbuchen. 

4. Überblick und Transparenz

Nachdem alle Rechnungen zentral abgelegt werden, erübrigen sich Fragen danach, wo sich ein Beleg befindet, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus ist und wann Zahlungsfristen ablaufen. Der Bearbeitungsstand ist für jeden Prozessbeteiligten einfach und in sekundenschnelle nachvollziehbar. Ein zentraler Überblick über alle erledigten und offenen Rechnungen ermöglicht fundierte finanzielle Entscheidungen und entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines Unternehmens.

5. Ablage - rechtskonform und umweltfreundlich

Mit einem revisionssicheren, elektronischen Archiv sind Sie jederzeit auskunftsbereit. Im Falle einer Unternehmensprüfung müssen nicht stapelweise Ordner herangeschafft werden - ein Knopfdruck reicht und die Dokumente stehen zur Verfügung. Zudem sparen Sie Platz, Papier und Nerven. 

Sie kennen all diese Probleme und möchten endlich effektiver arbeiten? Ihre Personalkapazitäten gezielt und für hochwertige Aufgaben einsetzen? Alle Potenziale nutzen, die eine Automatisierung des Rechnungseingangs mit sich bringt? Die Einführung einer professionellen RechnungsManagement-Software ist wesentlich einfacher als gedacht:

 

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