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Blog / Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im RechnungsManagement

RechnungsManagementsysteme mit künstlicher Intelligenz: Der Schlüssel zur Automatisierung

Die Arbeit von home office, verschiedenen Standorten aus oder auch job sharing ist mittlerweile gängige Realität geworden. Mitarbeitende müssen von überall auf Dokumente, Daten und Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten können. Das stellt Unternehmen nach wie vor noch vor große Herausforderungen, denn der digitale Wandel steckt oftmals noch in den Kinderschuhen oder wird nur rudimentär gelöst.

Dokumentenmanagementsysteme vs. RechnungsManagementsysteme

 Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist ein erster Schritt, zeit- und kostenaufwendige manuelle Arbeit und Papiereinsatz zu reduzieren. Hier ist jedoch weitaus mehr möglich, als die rein digitale Ablage von Dokumenten und eine oberflächliche Bearbeitung von Prozessen: Mit intelligenten, fachspezifischen Systemen gelingt ein nachhaltiger und wesentlich effektiverer Einstieg in die Digitalisierung.

Umfragen haben gezeigt, dass die meisten Unternehmen, ihr Digitalisierungsprojekt im Bereich “Buchhaltung” starten, da dies schlussendlich Auswirkungen auf fast alle Abteilungen im Unternehmen hat. Jedoch wird relativ schnell klar, dass die Funktionalität eines DMS-Systems meist nicht ausreicht, um komplexe Prozesse abbilden zu können. Durch den Einsatz von professionellen RechnungsManagementsystemen können Routineaufgaben bedeutend besser automatisiert und strukturiert werden. Zudem werden Arbeitsplätze aufgewertet, Mitarbeitende werden entlastet und können die Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen.

Möglichkeiten zur erfolgreichen Automatisierung:

  • Automatische Abholung von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern
  • Archivierung der Original-E-Mail
  • Auslesen der gesamten Rechnung (Volltext) durch OCR-Erkennung
  • Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten (XML)
  • Verknüpfung von Bestellung, Lieferschein etc. aus dem ERP-System mit der Rechnung
  • Klassifikation, Validierung und Weiterleitung an die zuständige Abteilung / Person
  • Starten des festgelegten Workflows
  • Prüfung auf Buchung des Wareneingangs
  • Anlegen der Buchung
  • Dunkelbuchungen
  • Übergabe der Buchung an die Rechnungswesen-Software

 

Mit künstlicher Intelligenz einen hohen Automatisierungsgrad erreichen

Gerade in der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) entscheidend: Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen, können auf Basis definierter Regeln oftmals relativ einfach automatisiert werden. Beispielsweise können klassische Technologien wie OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) in Verbindung mit intelligenten IT-Systemen einen Automatisierungsgrad erreichen, der keine oder nur minimale manuelle Unterstützung benötigt.

Repetitive, nicht wertschöpfende Tätigkeiten können durch End-to-End-Automatisierung bis hin zur Übergabe der fertigen Buchung an das ERP-System von künstlicher Intelligenz übernommen werden.

Zudem bilden effiziente, digitalisierte Prozesse die Grundlage für ein aussagekräftiges Reporting und unterstützen die Anwender bei Ihren täglichen Entscheidungen. Gerade nachdem die Anforderungen in Bezug auf Transparenz und Prozesssicherheit im internen Controlling als auch gegenüber Finanzbehörden ständig steigen.

 

Vorteile
  • geringere Fehleranfälligkeit
  • strukturierte Prozesse
  • Prozessgeschwindigkeit steigt
  • Einsparung von Kosten
  • fristgerechte Erledigung
  • Ausnutzung von Skontofristen
  • Freiraum für Mitarbeitende zur Wahrnehmung höherwertiger Aufgaben

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Markus Schiele
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