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Blog / Modulvorstellung: Automatik-Prüfung

Intro-Grafik zum neuen Modul - Automatik-Prüfung

Neues Modul Automatik-Prüfung
für wiederkehrende Kostenrechnungen

Hoher Verwaltungsaufwand
für repetitive Buchungen

Im täglichen Arbeitsalltag fallen viele gleichbleibende Buchungen in regelmässigen Abständen an. Sei es die monatliche Rechnung für Firmenhandys, Gebäudereinigung, Internet oder auch Wartungsverträge: Bei jedem Eingang der Rechnung muss diese erneut erfasst, geprüft, freigegeben und gebucht werden und das verursacht einen nicht unerheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand.
Die Kontierung mit Kostenträger, Kostenstelle, Sachkonto etc. ist meistens gleichbleibend, muss aber bei jedem Vorgang neu angelegt werden. Oft unterscheiden sich nicht einmal die monatlichen Beträge. Unnötiger Aufwand für Vorgänge, die eigentlich nur durchgewunken werden müssen.

Wiederkehrende Kostenrechnungen

Hier setzt das neue Modul “Automatik-Prüfung" an: Wiederkehrende Kostenrechnungen, wie z.B.

  • Handyverträge
  • Gebäudereinigung
  • Internet
  • Wartungsverträge

… können weitgehend ohne Benutzer­interaktion vom RechnungsManager automatisch verbucht werden.

Einsatz von künstlicher Intelligenz für triviale Vorgänge

Genau hier bietet der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) entscheidende Vorteile: Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen, können auf Basis definierter Regeln oftmals sehr einfach automatisiert werden. Es liegt auf der Hand, dass manuell abzuarbeitende Vorgänge, oft in Verbindung mit sehr hohen Arbeitsvolumina, fehleranfälliger als standardisierte Prozesse sind. Zeitaufwändige Fehlerkorrekturen verursachen hohe Kosten und eine extreme Mitarbeiterauslastung.

So funktionierts

Geht eine Rechnung ein, wird bei der Bearbeitung eine Buchungsvorlage dazu angelegt. Hier werden nun die Kriterien dazu festgelegt, um die Rechnung beim nächsten Eingang autonom verarbeiten zu können:

  • Mandant
  • Kreditor
  • Stichwörter (Gebäude, Reinigung, …)
  • Datum (von - bis)
  • Intervall
  • Betrag inkl. Toleranzen (von - bis)
    • oder auch Objekte, etc.

Für die Kontierung werden folgende Positionen hinterlegt:

  • Sachkonto
  • Kostenstelle, Kostenträger
  • Betrag
  • Steuerschlüssel
  • Buchungstext

Alle weiteren Rechnungen werden nun aufgrund der festgelegten Kriterien komplett eigenständig vom RechnungsManager verarbeitet. Überschreitet eine Rechnung die festgelegte Toleranz, wird sie automatisch an einen Sachbearbeiter zur Überprüfung weitergeleitet. Repetitive, nicht wertschöpfende Tätigkeiten können so durch End-to-End-Automatisierung bis hin zur Übergabe der fertigen Buchung an das ERP-System von künstlicher Intelligenz übernommen werden.

Ihre Vorteile
  • Routineaufgaben reduzieren
  • geringere Fehleranfälligkeit
  • Prozessgeschwindigkeit steigt
  • Anteil an vollautomatisch gebuchten Rechnungen erhöhen
  • Einsparung von Kosten
  • 100% Zeit sparen
  • fristgerechte Erledigung
  • Ausnutzung von Skontofristen
  • Freiraum für Mitarbeitende zur Wahrnehmung höherwertiger Aufgaben

Sie haben Fragen oder interessieren sich für eine Live-Demo des neuen Moduls?
Wenn Sie nun gespannt sind, wie denn das Ganze funktioniert, dann kontaktieren Sie doch gleich unsere Vertriebsspezialisten. Sie stellen Ihnen das neue Modul vor und erklären Ihnen, wie Sie mit den neuen Funktionen Ihre alltäglichen Aufgaben weiter automatisieren können.

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